Was Sie als Studioinhaber wissen sollten
Jeder, der ein Kosmetikstudio führt, weiß, wie viele Dokumente im Laufe der Zeit zusammenkommen: Arbeitsverträge, Einverständniserklärungen, steuerliche Unterlagen und vieles mehr. Doch wie lange müssen all diese Unterlagen eigentlich aufbewahrt werden? Was passiert, wenn Sie sie zu früh entsorgen? Und wie behalten Sie den Überblick über die vielen Dokumente, die Sie für Ihre Kunden und Ihre Praxis benötigen? Keine Sorge – wir werfen einen schwungvollen Blick auf dieses Thema und erklären, warum Sie sie nicht unterschätzen sollten.
Warum Aufbewahrungsfristen so wichtig sind
Vielleicht denken Sie sich, dass es nicht so wichtig ist, wie lange Sie Ihre Dokumente aufbewahren – schließlich wollen Sie keine Aktenberge in Ihrem Studio horten. Doch ganz so einfach ist es nicht. Aufbewahrungsfristen sind gesetzlich vorgeschrieben und dienen nicht nur dazu, Ordnung in Ihrem Studio zu bewahren, sondern auch dazu, Ihre rechtliche Absicherung zu gewährleisten. Wenn Sie als Studioinhaber die Fristen nicht einhalten, kann das zu unangenehmen Überraschungen führen – und das möchte niemand.
Ob Sie Datenschutzvereinbarungen oder Chargenprotokolle aufbewahren, alles hat seine eigene gesetzliche Frist. Diese Dokumente können nicht nur wichtig für Ihre Kunden, sondern auch für Sie selbst sein, um sich im Falle eines Rechtsstreits oder einer Nachprüfung zu schützen. Aber keine Angst, es ist nicht so kompliziert, wie es sich anhört – mit den richtigen Formularen und einer guten Organisation behalten Sie alles im Griff.
Verträge und Vereinbarungen
Fangen wir mit den grundlegenden Verträgen an. Dazu gehören Arbeitsverträge, Schulungsverträge oder Verträge für Modellarbeiten. Diese Verträge sollten mindestens 6 Jahre nach der Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder der Vertragsbeziehung aufbewahrt werden. So stellen Sie sicher, dass Sie im Falle eines Konflikts die nötigen Nachweise haben.
Ein Beispiel: Wenn Sie einem Mitarbeiter oder einer Praktikantin eine Schulung im Bereich Wimpernverlängerung anbieten, sollten Sie den Schulungsvertrag für die Dauer des Trainings und einige Jahre danach sicher aufbewahren.
Einverständniserklärungen und Gesundheitsdokumente
Bei vielen kosmetischen Behandlungen, wie etwa der Wimpernverlängerung oder sämtlichen Hautbehandlungen, ist es wichtig, dass Sie die Zustimmung Ihrer Kunden dokumentieren. Kundenkarteien, Patch-Test-Formulare oder Hautanalysebögen müssen aufbewahrt werden – und das nicht nur aus Höflichkeit, sondern aus rechtlichen Gründen. Diese gehören daher unbedingt in Ihre Akten und sie sollten zwischen 6 Monaten und 3 Jahren aufbewahrt werden. Da sich die Behörden hier teilweise uneinig sind gilt auch: Die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur solange zulässig, wie sie für den definierten Zweck notwendig sind. Nach Wegfall des Zwecks sind sie zu löschen, es sei denn, gesetzliche Aufbewahrungsfristen stehen dem entgegen. Wir empfehlen im Zweifelsfall, Ihren Anwalt zu kontaktieren.
Falls ein Kunde jedoch während oder nach einer Behandlung gesundheitliche Probleme hat, können diese Unterlagen im schlimmsten Fall den Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, Ihre Verantwortung zu klären.
Formulare zur Kundenzufriedenheit und Beschwerden
Kundenfeedback ist Gold wert – aber auch hier sollten Sie auf die richtigen Aufbewahrungsfristen achten. Beschwerdeformulare und Formulare zur Kundenzufriedenheit dürfen nur für eine gewisse Zeit aufbewahrt werden. In der Regel gilt auch hier: Personenbezogene Daten dürfen nur solange verarbeitet und gespeichert werden, wie sie für den definierten Zweck benötigt werden. Nach Wegfall des Zwecks erfolgt die Löschung, außer es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
Dokumente zur Datenschutzvereinbarung
Wenn Sie mit personenbezogenen Daten Ihrer Kunden arbeiten, wie etwa bei der “Verbindlichen Absprache zu Terminen & Bildeinwilligung” und den “Hinweisen zu Terminvereinbarungen“, sind Sie gesetzlich verpflichtet diese für eine bestimmte Zeit zu speichern. Diese Fristen hängen von der Art der Daten und dem Zweck der Verarbeitung ab, aber in den meisten Fällen müssen Sie die Unterlagen solange bestehen lassen wie der Kunde Behandlungen annimmt, maximal aber für mindestens 3 Jahre. Anschließend müssen diese vernichtet werden, selbstverständlich sofern dieser Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.
Buchhaltung und steuerrechtliche Dokumente
Ganz nebenbei: Auch in der Buchhaltung gibt es Aufbewahrungsfristen, die Sie als Studioinhaber nicht ignorieren dürfen. Rechnungen, Terminbücher, Angebote, Zahlungsnachweise und Lohnabrechnungen gehören zur grundlegenden Buchhaltung eines Studios und müssen gemäß § 147 der Abgabenordnung mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden. Diese Dokumente sind nicht nur für die Steuerbehörden wichtig, sondern auch für die eigene Finanzübersicht. By the way auch Verträge über die Verwendung von Fotos (Bildeinwilligung) und Einverständniserklärungen gehörten in diese Frist hinein.
Wie Sie mit digitalen Formularen die Aufbewahrung erleichtern
Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht mit Stapeln von Papier herumärgern. Unsere digitale Formulare sind die ideale Lösung, um den Überblick zu behalten und alles sicher zu speichern. Bei uns finden Sie eine Vielzahl von praktischen Unterlagen, die Sie direkt in Ihrem Studio nutzen können, wie etwa Vorabinformationen, Hygieneprotokolle oder Checklisten für den zu behandelnden Bereich. Diese können ganz einfach digital signiert (z.B. mit Adobe Reader) und gespeichert werden – und Sie haben jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Außerdem können Sie sich damit viel Papierkram ersparen und sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Ihre Kunden und deren Zufriedenheit!
Fazit: Ihre Dokumente sind Ihre Versicherung
Als Kosmetikstudio-Inhaber müssen Sie nicht nur auf die Qualität Ihrer Behandlungen achten, sondern auch sicherstellen, dass Sie alle erforderlichen Dokumente ordnungsgemäß aufbewahren. Indem Sie sich an die Aufbewahrungsfristen halten und digitale Formulare nutzen, können Sie rechtlichen Problemen vorbeugen und Ihre Studioverwaltung auf das nächste Level heben.
Also, schnappen Sie sich die nötigen Formulare und stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentation auf dem neuesten Stand ist – für ein sicheres und effizientes Studio, das für alles gewappnet ist!
Hinweis: Für die korrekte Anwendung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen übernehmen wir keine Haftung. Die bereitgestellten Informationen beruhen auf den Empfehlungen unserer Anwälte und sollten bei Unsicherheiten mit dem aktuellen Datum abgeglichen werden. Stand: 11.11.2024.
